Jak efektywnie pracować z domu?

Jeszcze do niedawna większość z nas nie wyobrażała sobie możliwości pracy zdalnej. Koncept leżenia na plaży i picia drinka z palemką, trzymając laptopa na kolanach zdawał się być zarezerwowany wyłącznie dla geniuszy giełdowych i milionerów. O formule takiej pracy większość nawet nie wiedziała, nie wspominając już o realnym rozważaniu tej opcji.

Ostatnie dwa lata wszechobecnego lockdownu zmusiły nas jednak do zmiany podejścia. Znaczna część firm, zwłaszcza zatrudniających pracowników biurowych stanęła przed wyborem – przejść na system pracy zdalnej, albo zawiesić działalność. Przedsiębiorstwa, które się rozwijają i są nastawione na sprawne rozwiązywanie problemów dostosowały się do nowej sytuacji i przeniosły biura do prywatnych domów swoich pracowników.

Szybko okazało się, że przy odpowiedniej organizacji pracy taki system sprawdza się równie dobrze, co biurowy. Zadbanie o środowisko pracy, skupienie i konkretne nawyki pozwalają pracować z domu nie mniej efektywnie, niż z biura. Dostępność niezbędnego sprzętu i oprogramowania daje możliwość skutecznego przeprowadzania spotkań również bez wychodzenia z domu – podczas spotkań online. Od dawna zresztą działali w taki sposób freelancerzy, co pokazuje, że jest to jak najbardziej możliwe.

Równie szybko można było zaobserwować szereg innych korzyści pracy z domu. Właściciele firm odnotowali spore oszczędności związane ze zużyciem mediów oraz z usługami sprzątania w biurach. Pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu każdego dnia na dojazdy do pracy. Korzysta na tym również środowisko naturalne oraz mieszkańcy miast, ponieważ drastycznie zmniejszył się ruch uliczny, a co za tym idzie hałas i emisja spalin.

Wszystko wskazuje na to, że system pracy zdalnej w najbliższym czasie na stałe zagości w naszej kulturze. Będzie to z korzyścią dla nas wszystkich, oczywiście, o ile zadbamy o utrzymanie naszej produktywności na odpowiednim poziomie. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek dla Ciebie lub/i Twoich pracowników, jak w prosty sposób stworzyć sprzyjające środowisko do zdalnej pracy, by efektywnie pracować z domu.

Jak zatem efektywnie pracować z domu?

Wydziel miejsce do pracy

Przed rozpoczęciem przygotowań do pracy w domu warto zwrócić uwagę na zjawisko psychologiczne zwane kotwicami. Są to silne podświadome skojarzenia z konkretnymi miejscami, czynnościami, dźwiękami, a nawet zapachami, wywołujące u nas określone emocje i stany. Dobra wiadomość jest taka, że można wykorzystywać je w pełni świadomie i jest to niesamowicie skuteczne.

Może widziałeś kiedyś sportowców przygotowujących się przed rozgrywką, muzyków przed koncertem lub aktorów przed ujęciem, którzy wykonywali swoje rytuały? Mogło to być wszystko – od krótkiego okrzyku, tańca, podskakiwania czy drobnego gestu. To właśnie są kotwice wykorzystywane w świadomy sposób w celu wprowadzenia się w odpowiedni stan.

Ty również możesz wykorzystać to zjawisko – nie tylko do zwiększenia efektywności swojej pracy z domu, ale także do poprawienia jakości swojego wypoczynku. Kotwice wytwarzają się poprzez powtarzanie konkretnych czynności w określony sposób. Jeśli więc chcesz efektywnie pracować z domu, bardzo ważne jest, aby zadbać o miejsce pracy – w idealnej sytuacji byłby to osobny pokój przeznaczony wyłącznie do pracy. Jeśli nie możesz pozwolić sobie na zagospodarowanie osobnego pomieszczenia, musisz wydzielić strefę pracy choćby w postaci biurka.

Bardzo istotne jest, aby przy takim biurku zajmować się tylko i wyłącznie pracą. Nie może więc ono służyć do rozrywki, do relaksu, czy do spożywania posiłków. Działa to także w drugą stronę – pracować należy tylko i wyłącznie przy tym biurku i nigdzie indziej w domu. Prawidłowo wytworzona kotwica pozwoli nam błyskawicznie wchodzić w stan skupienia i pracować efektywnie z domu.

Analogicznie warto wydzielić osobne strefy do jedzenia, do odpoczynku i do snu. Pozwoli nam to „zaprogramować” nasz organizm do konkretnych czynności i ułatwi zarządzanie dniem.

Pomieszanie kotwic, na przykład jedzenie przy biurku do pracy, spowoduje, że za każdym razem rozpoczynając pracę będziemy myśleć o kolejnym posiłku. Najgorszą rzeczą, jaką możemy sobie zrobić, jest praca z łóżka. W takiej sytuacji pomieszane są sygnały do pracy i do snu, a są to przecież dwa przeciwne stany! Wtedy podczas pracy jesteśmy senni, a podczas prób zaśnięcia pobudzeni. Nigdy nie pracuj z łóżka, a najlepiej zostawiaj całą elektronikę poza sypialnią.

Poranne rytuały a efektywność pracy z domu

Kolejnym krokiem jest zadbanie o odpowiednie przygotowanie się do efektywnej pracy z domu. Wiesz już, jak potężnym zjawiskiem jest kotwiczenie i w jaki sposób można je wykorzystać do zwiększania swojej produktywności. Takie skojarzenia związane są nie tylko z miejscami w naszym domu, ale także z czynnościami, które wykonujemy.

Bardzo skuteczną techniką dla efektywnej pracy z domu jest zadbanie o siebie tak, jakbyśmy wychodzili do pracy w biurze. Dlatego zrób wszystko jak na co dzień – weź prysznic, ogól się, ubierz się tak, jak ubierasz się do biura, użyj perfum. Takie działania mogą wydawać się infantylne, bo przecież tego dnia i tak nikt Cię nie zobaczy. Wpływają one jednak na Twoją energię i znacząco zwiększają efektywność pracy z domu.

Nie wierz mi na słowo – przetestuj!

Warto zadbać również o inne poranne rytuały, nie tylko te związane z naszym wyglądem. Jest to już indywidualna sprawa, dlatego każdy sam musi ocenić, w jaki sposób chciałby zaczynać dzień i co daje mu energię do pracy. Na pewno dobrym pomysłem jest wyjście na krótki spacer w celu przewietrzenia się i złapania kilku promyków porannego słońca (posiadacze psów mają tutaj fory).

Niektórzy wykonują swój trening właśnie rano, przed rozpoczęciem pracy, inni poświęcają czas na naukę języka lub czytanie książki, a jeszcze inni zadowalają się filiżanką świeżej kawy i chwilą medytacji. To właśnie picie kawy jest dla rzeszy ludzi najważniejszym porannym rytuałem. Co ciekawe, już sam jej zapach pobudza umysł i powoduje jasność myślenia równie skutecznie, co wypicie espresso. A nasza Expercka organiczna kawa z Etiopii pachnie naprawdę wyśmienicie – sprawdź sam 🙂

Jakiekolwiek są Twoje poranne rytuały, o ile są dla Ciebie zdrowe, warto je wykonywać i pozytywnie nastawiać się na nadchodzący dzień, zwłaszcza, jeśli chcemy efektywnie pracować z domu.

Technika Pomodoro

Kolejnym dobrym nawykiem jest wyznaczanie konkretnego trybu pracy, który będzie dla nas najbardziej efektywny. Człowiek nie jest w stanie utrzymać wysokiego skupienia przez cały dzień, dlatego zmuszając się do pracy przez kilka godzin ciągiem zabijamy naszą produktywność.

Technika Pomodoro zakłada pracę w interwałach czasowych. Sugerowany cykl to 25 minut pracy, po którym następuje 5 minutowa przerwa. Warto jednak przetestować różną długość sekcji, wydłużyć nieco przerwę, lub czas pracy, poeksperymentować i sprawdzić, co działa najlepiej w naszym przypadku.

Polecam także założyć sobie konkretne ramy czasowe w ciągu dnia, kiedy pracujemy. Ważne jest, aby być w tym konsekwentnym i nie pracować dłużej, niż do wyznaczonej godziny. Pozwoli to zadbać nie tylko o zdrowy balans i prawidłowy odpoczynek, ale także znacząco podniesie naszą produktywność. Ze świadomością, że nasz czas pracy jest ograniczony i że nie wolno nam pracować po określonej godzinie, będziemy bardziej skoncentrowani i będziemy pracować szybciej. To wspaniały sposób na to, jak efektywnie pracować z domu.

Pozbądź się rozpraszaczy

Zapewne wiesz o istnieniu zjawiska zwanego stanem flow. Jest to stan wyjątkowego skupienia, w którym poza wykonywanym zadaniem cały świat przestaje istnieć, czas się zatrzymuje, a praca postępuje w niesamowitym tempie. To właśnie wtedy nasza efektywność jest na najwyższym poziomie.

Według badań, aby wprowadzić się w taki stan człowiek potrzebuje średnio dwadzieścia minut. Dobrze jest więc, jak najbardziej ograniczyć możliwość bycia rozproszonym przez zewnętrzne, niezwiązane z samą pracą czynniki. Pierwszym krokiem jest umówienie się z Twoimi domownikami, aby nie przeszkadzali Ci podczas pracy. To, że jesteś w domu nie oznacza, że jesteś dyspozycyjny – że możesz ugotować obiad, wynieść śmieci, czy odebrać dzieci ze szkoły. Kiedy pracujesz, skupiaj się wyłącznie na pracy. Zadbaj więc o to, aby Twoja rodzina to uszanowała. To ważny krok dla efektywnej pracy z domu.

Warto również zadbać o czystość wspomnianego wcześniej stanowiska pracy. Najlepiej pozbyć się z biurka wszelkich niezwiązanych z pracą rzeczy, aby nas nie rozpraszały. Porządki należy zrobić również wewnątrz komputera – wyłącz, a najlepiej zablokuj wszelkie social media na czas pracy. Wycisz powiadomienia w telefonie, zwłaszcza te z social mediów, a jeśli nie używasz telefonu w pracy najlepiej zostaw go w innym pomieszczeniu. Ludzie nie zdają sobie sprawy, jak często automatycznie sięgają po telefon lub bezmyślnie przeglądają tablice na Facebooku, tracąc czas i wypadając ze stanu flow. Dlatego lepiej pozbyć się tych rozpraszaczy, przynajmniej na czas pracy, by pracować z domu efektywniej.

Dobrym pomysłem dla naszej efektywności pracy z domu będzie również zastosowanie technik skutecznego zarządzania czasem. Te opisuje Maciej Wieczorek w książce 48 godzinna doba.

Jestem przekonany, że po zastosowaniu wspomnianych wskazówek szybko zaobserwujesz wzrost efektywności Twojej pracy w domu. Do dzieła!