Jak wydłużyć swoją dobę do 48-godzin? [techniki zarządzania czasem]

Każdy, kto chce osiągnąć w życiu coś więcej musi zmierzyć się z problemem związanym z brakiem czasu. Im większe mamy plany, tym więcej zadań do wykonania. Obowiązki i zobowiązania kumulują się, a czasu wcale nie przybywa. Właśnie dlatego potrzebujesz skutecznych technik na zarządzanie czasem.

Czasami wydaje się, że jedynym rozwiązaniem byłoby zwiększenie ilości godzin w dobie. Oczywiście nie jest to wykonalne, jednak to, co możesz zrobić, to zwiększyć swoją produktywność. Pozwoli Ci to w ciągu jednego dnia robić więcej, niż inni robią przez kilka dni. Wystarczy spojrzeć na ludzi sukcesu, aby wiedzieć, że to działa. Najlepsi przedsiębiorcy w ciągu roku robią więcej, niż większość ludzi przez całe życie. Mimo, że ich doba ma przecież tyle samo godzin, jak w przypadku każdego z nas.

Jest to więc osiągalne, a zarządzania czasem – jak każdej innej umiejętności można się zwyczajnie nauczyć. Poniżej znajdziesz kilka wartościowych porad, które możesz od razu wdrożyć i obserwować, jak Twoja doba się „wydłuża” 🙂

Multitasking a zarządzanie czasem

Pierwszym tematem, który musi zostać tutaj poruszony jest multitasking. Często wydaje nam się, że wykonując wiele zadań jednocześnie oszczędzamy sporo czasu. Robimy przecież dużo, praca posuwa się w kilku zadaniach w tym samym czasie. Sprawiamy wrażenie zajętych i zapracowanych.

To jednak mit i bzdura.

Multitasking po prostu nie działa. Pracując w taki sposób jesteśmy nieefektywni, działamy wolniej, mniej skutecznie i tracimy znacznie więcej energii. To, że robimy więcej pozostaje jedynie złudzeniem. Pod koniec dnia okazuje się, że jesteśmy mentalnie wykończeni, a postępy w pracy nie są takie, jakich oczekiwaliśmy.

Dzieje się tak dlatego, że ludzki mózg po prostu nie jest w stanie wykonywać dwóch zadań równocześnie. Jeśli wydaje nam się, że robimy kilka rzeczy w tym samym czasie, to tak naprawdę co chwilę przeskakujemy między tymi zadaniami, zawsze jednak wykonując jedno z nich w danej chwili. Właśnie to przełączenie się pomiędzy zadaniami pochłania naszą energię.

Co więcej, nie tylko jest to znacznie bardziej męczące, ale także nieefektywne. Aby wejść w stan skupienia, w stan ‘flow’ potrzebujemy średnio 20 minut. To właśnie w tym stanie jesteśmy najbardziej efektywni, wykonujemy zadania najszybciej, najlepiej, z dobrą energią i z łatwością. Każdy z nas doświadcza tego stanu częściej lub rzadziej. Oczywiście idealnie byłoby zawsze działać na flow, można więc świadomie wprowadzać się w taki stan.

Między innymi dlatego multitasking jest tak nieefektywny. Zmuszając nasz mózg, by co kilka sekund zmieniał obszar skupienia sprawiamy, że wejście na flow jest absolutnie niewykonalne! Dlatego warto świadomie wykorzystywać cechy naszego ciała i przerzucić się na single tasking.

Aby być całkowicie fair muszę wspomnieć też o okolicznościach, w których multitasking można jednak skutecznie wykorzystać przy naszych codziennych obowiązkach. Działa on w przypadku, kiedy połączymy wysiłek fizyczny z intelektualnym. Możemy na przykład wyjść na spacer, dbając o codzienną dawkę ruchu i jednocześnie odpowiadać na wiadomości na Whatsappie, lub słuchać audiobooka.

Sen i jego wpływ na produktywność

Może wydawać się to oczywiste, ale dbając o swoją produktywność nie możemy zapominać o zdrowym, pełnowartościowym śnie. Czasami chcielibyśmy wydłużyć nasz dzień poprzez skracanie czasu przeznaczonego na sen. Każdemu zdarza się mieć okres, gdzie zadania po prostu muszą zostać wykonane, nawet kosztem nieprzespanych nocy. Należy jednak pamiętać, że jest to droga na skróty, która w dłuższym terminie doprowadzi nas do nadmiernego stresu, problemów ze zdrowiem, a także zmniejszonej produktywności.

Przy długotrwałym niedoborze snu efektywność naszej pracy znacznie spada. Obniża się także jakość naszych działań i klarowność myślenia. Zadania wykonujemy wtedy wolniej i gorzej, częściej także popełniamy błędy. W ostatecznym rozrachunku często okazuje się, że mimo większej ilości godzin poświęconej na pracę efekty są znacznie gorsze, niż przy zachowaniu odpowiedniej ilości i jakości snu.

Dorosły człowiek potrzebuje między 7 a 8 godzin snu.

Warto więc ułożyć swój dzień w taki sposób, aby zapewnić naszemu organizmowi czas potrzebny na regenerację.

Należy zadbać nie tylko o odpowiednią ilość snu, ale także o jego jakość. Najgorszą rzeczą, jaką możemy sobie zrobić jest kończenie dnia z telefonem w ręku, zwłaszcza przeglądając social media. Światło niebieskie generowane przez ekran telefonu i komputera pobudza nasz mózg i sprawia, że trudniej jest nam zasnąć. Nadmiar informacji dostarczany nam przez social media sprawia natomiast, że potrzebujemy więcej czasu, aby się zrelaksować i pozwolić sobie na odpowiedniej jakości sen. Dlatego dobrym nawykiem jest odłożenie wszelkich urządzeń elektronicznych na co najmniej godzinę przed pójściem spać.

Zasada Pareto w zarządzaniu czasem

Zasada Pareto mówi, że aż 80% efektów uzyskiwanych jest z jedynie 20% działań. Co ciekawe, zasada ta sprawdza się w niemalże wszystkich dziedzinach życia, nie tylko w obszarach związanych z produktywnością. Weźmy na przykład naszą garderobę – mamy taką jedną parę butów, w której chodzimy przez większość czasu. W przypadku języków obcych – jedynie tysiąc najczęściej używanych słów wystarcza, aby rozumieć 80% języka. W biznesie jest takie 20% klientów, które przynosi nam 80% dochodów.

Warto więc pamiętać o zasadzie Pareto podczas codziennych działań. Pierwszym krokiem jest oczywiście zastanowienie się, które działania należą do tych 20%. To właśnie one są dla nas najważniejsze, przynoszą najwięcej efektów i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Pozostałe zadania nie są aż tak istotne, można więc odłożyć je na później, zlecić, a może nawet usunąć z listy ToDo i zrobić miejsce na te bardziej efektywne, lub po prostu na odpoczynek.

Rozbijanie zadań na mniejsze

Czy masz czasem tak, że widzisz przed sobą zadanie do wykonania i jesteś nim przerażony? Zabierasz się za inne zadania, nawet mniej istotne albo całkowicie nieważne, żeby tylko odłożyć w czasie konfrontację. Każdy, kto był na studiach, przynajmniej raz słyszał i w pełni rozumie zdanie:

“Jeszcze tylko pozamiatam pustynię i zabieram się za naukę”.

Takie zachowanie jest całkowicie naturalne i zrozumiałe. To nie Twoja wina! Odpowiedzialność leży po stronie naszego wbudowanego mechanizmu obronnego, tzn. reakcji walki i ucieczki. Zadania (zagrożenia), które wydają się być zbyt duże przerażają nas i powodują wewnętrzny opór, który z kolei prowadzi do prokrastynacji i odkładania zadań na później (ucieczka).

Dobra wiadomość jest taka, że istnieje bardzo prosty sposób na ‘oszukanie’ naszego systemu obrony. Duże, przerażające zadanie należy rozbić na mniejsze czynności, które będą łatwe do wykonania i nie będą wszczynać alarmu. Każde zadanie można rozbić na nieskończenie wiele małych czynności. Twoim zadaniem jest więc znalezienie optymalnego dla Ciebie stopnia skomplikowania działań i zaktualizowanie Twojej listy ToDo.

Więcej wiedzy o zarządzaniu czasem

Wierzę, że zastosowanie powyższych wskazówek o zarządzaniu czasem pozwoli Ci znacznie zwiększyć produktywność, wykonywać zadania sprawniej i z większą swobodą oraz po prostu mieć więcej czasu dla siebie. Jeśli już korzystasz z tych technik i chcesz sięgnąć po więcej wiedzy, zapraszam Cię do obejrzenia odcinka na kanale Macieja Wieczorka, w którym przedstawione jest 11 technik skutecznego zarządzania czasem.

Osobom, dla których 11 technik zarządzania czasem to za mało, ponieważ chcą stać się prawdziwymi ekspertami w tej dziedzinie, polecamy książkę „48-godzinna doba” autorstwa Maćka Wieczorka. Można znaleźć w niej ponad 100 różnych technik i wskazówek dotyczących właśnie produktywności. Opanowanie ich pozwoli Ci ‘wydłużyć swoją dobę’ do 48 godzin i tym samym osiągać znacznie więcej.