Jak zwiększyć efektywność pracy w 3 prostych krokach?

Nie możesz się skoncentrować, wszystko Cię rozprasza, wykonanie prostych zadań zajmuje Ci wiele czasu?

Brak efektywności w pracy to problem, który dotyka wielu osób. Może on mieć różne przyczyny.

Do najczęstszych należą kiepska organizacja czasu oraz miejsca pracy, a także konkretne problemy zdrowotne powodujące trudności z koncentracją.

Najpierw oczywiście warto zadbać o swoje zdrowie i sprawdzić, czy coś nam nie dolega, a następnie wprowadzić do swojej codziennej zawodowej rutyny proste zmiany, które diametralnie zmienią nasze podejście do wykonywanych obowiązków oraz wpłyną pozytywne na uzyskiwane rezultaty. O 107 technikach

Ze zmniejszoną efektywnością w pracy borykają się zarówno osoby pracujące na etacie, jak i na własny rachunek. Znużenie, poczucie niemocy, czy brak kreatywnych pomysłów to trudności, z którymi możemy sobie poradzić.

Choć potrzebna będzie konsekwencja w działaniu i systematyczność, to zmiany, które pomogą nam zwiększyć efektywność pracy, nie są wcale trudne do wprowadzenia. Przedstawiamy kilka prostych sposobów na poprawę efektywności pracy.

 

Jak zatem zwiększyć efektywność swojej pracy?

Kluczem do sukcesu jest nasze dobre samopoczucie, które w znaczący sposób wpływa na jakość naszej pracy oraz dobre zarządzanie czasem w pracy. Dobra wiadomość jest taka, że na oba te aspekty mamy ogromny wpływ.

Zobacz, co możesz zrobić, aby poprawić jakość swojej pracy w kilku prostych krokach.

 

Krok 1 Dobrze zarządzaj czasem

Rezultaty, jakie osiągamy w pracy, są ściśle powiązane z tym, w jaki sposób zarządzamy sobą w czasie oraz planujemy obowiązki, które mamy do wykonania.

Niestety wielu z nas zupełnie nie zwraca uwagi ani na jedno, ani na drugie. Po prostu wstajemy rano, docieramy do miejsca pracy lub otwieramy komputer w domu i zaczynamy wykonywać pracę w dosyć chaotyczny i niezaplanowany sposób. Niestety efektywność takich działań jest zazwyczaj niska, co bywa zniechęcające i bardzo męczące.

Rozwiążemy ten problem raz na zawsze, ustalając priorytety czasowe i zadaniowe na dany dzień pracy wcześniej. Możemy to zrobić zarówno dzień lub nawet kilka dni wcześniej, jak i tego samego dnia od razu na początku dnia pracy.

Po pierwsze ustalmy sobie dokładny zakres czasowy, który przeznaczymy danego dnia na wykonywanie obowiązków zawodowych. O ile w przypadku osób pracujących na etacie jest to proste, ponieważ godziny pracy wyznacza z reguły pracodawca, to już w przypadku osób samozatrudnionych czy pracujących zdalnie z nienormowanymi godzinami pracy bywa z tym problem.

Wyznaczmy sobie więc dokładne ramy czasowe na pracę. Od razu zaplanujmy także przerwy – zarówno na krótki odpoczynek dla oczu i rozluźnienie ciała, jak i na spożywanie posiłków.

Po drugie warto także rozpisać sobie w kolejności od najważniejszych do tych najmniej ważnych wszystkie obowiązki, które mamy do wykonania. Postarajmy się także oszacować czas, jaki będzie nam potrzebny na wykonanie konkretnego zadania.

Dzięki tak zaplanowanej pracy nie będziemy niepotrzebnie tracić czasu na zastanawianie się, co zrobić najpierw, a co potem i nie przyjdzie nam też do głowy zgubne rozwiązanie, jakim jest rozpoczynanie kilku różnych zadań jednocześnie.

Oczywiście musimy pamiętać o tym, że nasz plan pracy jest ramowy. Co to oznacza w praktyce? To, że nie powinniśmy się zamartwiać i stresować, jeśli jakaś czynność zajmie nam więcej czasu, niż planowaliśmy i nie zdążymy wszystkiego zrobić do wyznaczonej godziny. Jeśli czujemy się na siłach, to możemy po prostu popracować danego dnia nieco dłużej, a jeśli nie to przenieśmy niewykonane zadanie na początek następnego dnia pracy.

Więcej o zarządzaniu czasem przeczytasz w naszej bestsellerowej książce „48-godzinna doba”.

 

Krok 2 Pozbądź się rozpraszaczy

Kolejnym niezwykle ważnym krokiem jest wyeliminowanie wszystkiego, co przeszkadza nam w skupieniu się na wykonywanych obowiązkach.

Im lepiej skupimy się na jednym konkretnym wykonywanym właśnie zadaniu, tym szybciej i efektywniej je wykonamy. Dlatego na czas pracy najlepiej, jeśli to możliwe wyciszyć telefon, odłożyć go od szuflady lub w jakieś miejsce poza zasięgiem naszych rąk, abyśmy odruchowo po niego nie sięgali.

Do największych rozpraszaczy w czasie pracy należą media społecznościowe oraz tematyczne serwisy internetowe (na przykład z wiadomościami), do których zaglądamy po kilka a czasem nawet kilkanaście razy dziennie. A więc poza odłożeniem telefonu, warto także zablokować na czas pracy konkretne strony internetowe na naszym komputerze.

Często wydaje nam się, że przecież zerknięcie na telefon trwa pół minuty i na pewno w żaden sposób nie wpłynie to na naszą wydajność w pracy, tymczasem jest zupełnie inaczej.

Jeśli zsumujemy czas korzystania z telefonu w czasie pracy, to niestety często wychodzi nam kilkadziesiąt minut lub nawet znacznie dłużej. Poza tym każde zerknięcie do mediów społecznościowych czy na jakąś stronę internetową powoduje rozproszenie naszej uwagi. Przenosimy nasz punkt skupienia z wykonywanej w danej chwili pracy na coś innego i później, gdy chcemy kontynuować wykonywanie obowiązków zawodowych, ponowne wejście w temat zajmuje nam krótszą lub dłuższą chwilę.

Kolejnym rozpraszaczem w pracy bywają także inne rzeczy, które znajdują się w naszym najbliższym otoczeniu. Mogą to być współpracownicy w biurze czy domownicy, jeśli pracujemy w domu. W przypadku wykonywania obowiązków w siedzibie pracodawcy najlepiej po prostu zachować ciszę. Bądźmy szczerzy i poprośmy współpracowników, aby uszanowali to, że trudno jest nam się skupić na wykonywanych obowiązkach, gdy są one wielokrotnie przerywane na rozmowy towarzyskie.

Z kolei podczas pracy w domu, wybierzmy najcichsze i spokojne miejsce. Porozmawiajmy także z członkami naszej rodziny i poinformujmy ich o tym, w jakich godzinach wykonujemy obowiązki zawodowe. Powiedzmy, że prosimy ich, aby w tym czasie nam nie przeszkadzali.

 

Krok 3 Wprowadź zdrowe zmiany do swojego trybu życia

Niezwykle istotne dla efektywności naszej pracy jest także to, w jakim stanie fizycznym i psychicznym się znajdujemy zasiadając do wykonywania obowiązków zawodowych.

Trudno oczekiwać sukcesów zawodowych, jeśli jesteśmy wiecznie zmęczeni czy niewyspani.

Dlatego warto wprowadzić do swojego trybu życia kilka prostych zmian, które poprawią nasze samopoczucie na co dzień, sprawią, że będziemy mieć dużo energii, będziemy bardziej kreatywni, a także poprawi się nasza pamięć i koncentracja.

Po pierwsze zadbajmy o odpowiednią ilość zdrowego snu.

Kładźmy się spać zawsze mniej więcej o tej samej porze. Najlepiej, aby nie było to zbyt późno wieczorem (maksymalnie o godzinie 23). Jeśli nasz organizm będzie mógł się dobrze zregenerować podczas nocnego odpoczynku, to praca będzie nam szła o wiele lepiej. Poradzimy sobie z obowiązkami o wiele szybciej.

Po drugie zadbajmy o zdrową dietę.

Co nasz sposób odżywania się ma wspólnego z efektywnością wykonywanej przez nas pracy? Okazuje się, że bardzo dużo. Jeśli nasz dieta jest niezdrowa, oparta na wysoko przetworzonych produktach pełnych rafinowanych cukrów i tłuszczów nasyconych, to czujemy się nie tylko gorzej fizycznie, co utrudnia nam pracę, ale także nasz umysł pracuje znacznie gorzej.

Dlatego warto już od dziś zaczną zmieniać swoje nawyki żywieniowe na zdrowe.

Zrezygnujmy w dań typu fast food, ograniczmy cukier, kofeinę oraz alkohol, a szybko zauważymy pozytywne zmiany w naszym samopoczuciu, które bez wątpienia przełożą się na naszą efektywność w pracy. Jeśli nie radzimy sobie z samodzielnym skomponowanie zdrowego jadłospisu, to skorzystajmy z porady dietetyka, który podpowie nam, jakie produkty powinniśmy spożywać, żeby być w pełni sił fizycznych i psychicznych.

Po trzecie przyjrzyjmy się swojej aktywności fizycznej, ponieważ ma ona ogromny wpływ na nasze samopoczucie, koncentrację, pamięć, a także kreatywność, wytrzymałość i poziom energii.

Codzienny co najmniej 30-minutowy spacer oraz ćwiczenia 3 tygodniu to absolutne minimum. Wybierzmy taki rodzaj aktywności ruchowej, jaki lubimy. Pozytywne efekty wprowadzenia większej ilości ruchu do naszego życia zauważmy naprawdę bardzo szybko. Nasz organizm będzie lepiej dotleniony, umysł jaśniejszy, a samopoczucie fizyczne o wiele lepsze, co wyraźnie przełoży się na jakość naszej pracy.

Już pierwszego dnia po wprowadzeniu w nasz rozkład dnia konstruktywnych zmian, zauważymy poprawę jakości i efektywności naszej pracy. Warto wytrwać w postanowieniu i systematycznie wprowadzać zdrowe nawyki do swojego życia oraz trzymać się kilku prostych zasad dotyczących planowania czasu pracy, a z każdym dniem będziemy czuć się lepiej i wykonywanie obowiązków zawodowych będzie o wiele łatwiejsze.

Jeśli chcesz poznać 107 konkretnych technik na efektywne zarządzanie swoim czasem, koniecznie poznaj książkę Macieja Wieczorka „48-godzinna doba”.